Az idegen
nyelvű okiratot nemzetközi szerződés eltérő rendelkezése vagy viszonossági
gyakorlat hiányában hiteles magyar nyelvű fordítással, és ha ennek
elháríthatatlan akadálya nincs, diplomáciai felülhitelesítéssel ellátva kell a
kérelemhez csatolni. Hiteles fordítást, fordítás hitelesítését, valamint idegen
nyelvű hiteles másolatot Magyarország területén az Országos Fordító és
Fordításhitelesítő Iroda (OFFI) készíthet. Magyarországnak a külgazdasági és
külügyminiszter által egyes közjegyzői feladatok végzésére felhatalmazott
konzuli tisztviselője – egyebek mellett – okiratról hiteles fordítást készíthet
vagy a fordítás helyességét tanúsíthatja.
Fontos kiemelni, hogyha a hiteles fordítást arra – annak
készítésére – feljogosított külföldi hatóság, szerv vagy személy (bírósági
tolmács, közjegyző) készítette, a fordítást el kell fogadni. (Tehát közjegyzői
fordítások, bírósági tolmácsi fordítások is elfogadhatók.)
Ha a külföldi okirat olyan idegen nyelven készült, amely nyelven
a magyar jog szerint hiteles fordítás készítésére feljogosított szerv (személy)
nem ért, vagy nincs magyar külképviselet az adott államban, a külföldi állam
belső joga szerint hiteles fordításra feljogosított személy által valamely
világnyelvre történt hiteles fordítás alapján kerül sor a külföldi okirat
magyar nyelvre történő hiteles fordítására („köztes fordítás”). Ez szintén
elfogadható a honosítási és az anyakönyvi eljárásban.
Nincs szükség a külföldön kiállított közokirat diplomáciai
felülhitelesítésére azokban az országokban, amelyekkel Magyarország
jogsegélyszerződést kötött, vagy amelyek részesei a külföldön felhasználásra
kerülő közokiratok diplomáciai vagy konzuli hitelesítésének,
felülhitelesítésének mellőzéséről szóló Hágai Egyezménynek (a szomszédos
országokban és a legtöbb európai országban nem kell diplomáciai
felülhitelesítés, más esetekben viszont a Hágai Egyezményhez csatlakozást
érdemes előtte leellenőrizni). A honosítási kérelmet elbíráló hatóság
viszonosság esetén, vagy azon okiratok esetében is eltekinthet a
felülhitelesítéstől, amely külföldi okiratok valódiságát illetően kétsége nem
merül fel. Ezen okiratok pontos köréről az elbíráló hatóság tájékoztatja a
kérelem átvételére jogosult szerveket.
A fentiektől eltérő esetekben a külföldön kiállított közokirat
belföldön akkor fogadható el, ha az diplomáciai felülhitelesítéssel van
ellátva. Az illetékes magyar külképviseleti hatóság a külföldi hatóság által
kiállított és hitelesített okiratot oly módon hitelesíti felül, hogy az
okiraton az illetékes hatósági aláírást és pecsétet hitelesíti. A diplomáciai
felülhitelesítési eljárás díjköteles.